洽谈室一般接近于大厅与会客区，洽谈区间要营造出一种客户之间、上下级之间便于交流与沟通的环境氛围。这样的场所不仅可以方便有意向合作的商客深入了解洽谈，也为客人、参观者提供了一个可以短暂休息、等待的地方，并能提供饮料和茶水。常用家具一般有沙发、茶几、椅子、桌子等。根据需求，有的企业还会配置多种类型的洽谈桌，并设置贵宾洽谈室，充分照顾到客人的方便和舒适，十分有利于洽谈。
有些洽谈室也可作为公司同事之间一个交流与沟通的场所，因为在现代社会，随着竞争的激烈，人们留在办公室的时间越来越长。
长期处于工作状态的人们，更加渴望与他人的交流和沟通，来缓解工作造成的孤独和压力。因此办公室的设计中应体现以人为本的原则，一方面，在开放的空、办公空间中可以设计小型的半开放空间，配备小型圆桌和座椅及网络电信设施。另一方面，茶水间、阅览室等传统概念中的附属空间在满足自身功能需求外，同样可以承担起这一职责。这些空间作为工作人员之间或与客户之间的“非正式”的洽谈场所，有利于人与人之间的信息交流和相互了解。像这样的交流空间的概念来源于城市空间的场景，增强了交流环境的都市氛围，使人们的交谈更为轻松。
